THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

• THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

• Hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Thành lập công ty TNHH, thành lập công ty cổ phần hay bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện theo 2 cách: nộp hồ sơ trực tiếp và nộp online qua mạng. Hiện tại, Tp. HCM và Hà Nội chỉ nhận hồ sơ thành lập công ty qua mạng (nộp hồ sơ online).

Hồ sơ đăng ký thành lập công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm:

• Điều lệ công ty;
• Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp;
• Danh sách cổ đông sáng lập (đối với Công ty cổ phần);
• Danh sách thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên);
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật);

• Về mức vốn điều lệ khi thành lập Doanh nghiệp

• Vốn tự kê khai và tự chịu trách nhiệm (không quy định mức vốn cần có để thành lập công ty), trừ các ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định, ký quỹ.

• Theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành, việc kê khai vốn bao nhiêu là quyền của doanh nghiệp, doanh nghiệp tự kê khai và tự chịu trách nhiệm về vốn điều lệ của công ty (kể cả các ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định thì doanh nghiệp cũng chỉ cần kê khai đủ mức vốn quy định mà không cần chứng minh hay xác nhận nguồn vốn thực tế).
• Các ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định doanh nghiệp phải đăng ký mức vốn theo quy định của pháp luật nhưng cũng không cần chứng minh nguồn vốn mà chỉ đảm bảo chịu trách nhiệm đối với nguồn vốn kê khai và đủ nguồn vốn ký quỹ theo quy định một số ngành nghề cụ thể.
• Căn cứ vào nhu cầu hoạt động như: mức hợp đồng ký kết với đối tác, sự tham gia vào dự án, số vốn phải ký quỹ đối với một số ngành đặc thù, mức thuế môn bài muốn đóng mà doanh nghiệp lựa chọn mức vốn điều lệ hợp lý, phù hợp và tính đến tính chịu trách nhiệm của các chủ sở hữu doanh nghiệp/công ty khi cam kết mức vốn của mình.
• Thời hạn góp vốn là 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đối với cá nhân thành lập công ty có thể lựa chọn góp vốn bằng hình thức hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Tuy nhiên, đối với tổ chức là thành viên/cổ đông công ty thì việc góp vốn phải thực hiện bằng hình thức chuyển khoản vốn góp vào tài khoản của công ty có đăng ký với cơ quan đăng ký doanh nghiệp.
• Theo quy định của pháp luật, thủ tục tăng vốn điều lệ công ty tương đối đơn giản, trong khi đó thủ tục giảm vốn điều lệ công ty lại tương đối nhiều điều kiện và cần thời gian nhất định trừ trường hợp thành viên, cổ đông không góp đủ vốn trong vòng 90 ngày thì công ty phải hoạt động đủ 02 năm mới có thể đăng ký giảm vốn điều lệ cùng một số điều kiện nhất định. Do đó, công ty nên cân nhắc mức vốn khi kê khai vốn điều lệ trong hồ sơ thành lập công ty để đảm bảo việc góp vốn cũng như cân bằng lợi ích các thành viên/cổ đông trong công ty.
• Đặc biệt lưu ý liên quan đến trách nhiệm cá nhân của người đại diện theo pháp luật về việc kê khai và góp vốn theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2025 sửa đổi.

• Các loại hình doanh nghiệp

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì người thành lập công ty có thể lựa chọn 5 loại hình doanh nghiệp: (1) Công ty TNHH một thành viên; (2) Công ty TNHH hai thành viên trở lên; (3) Công ty cổ phần; (4) Doanh nghiệp tư nhân; (5) Công ty hợp danh.

Tuy nhiên, do có nhiều ưu điểm nên thông thường thì chỉ có 3 loại hình doanh nghiệp phổ biến được lựa chọn khi thành lập công ty là: Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty cổ phần.

• Trên thực tế, sự khác nhau lớn nhất của công ty cổ phần so với công ty TNHH nói chung là công ty cổ phần có thể huy động vốn linh hoạt và tham gia thị trường chứng khoán do đó số lượng cổ đông tối thiểu có 03 người và không hạn chế tối đa, dễ dàng chuyển nhượng sau khi không còn là cổ đông sáng lập. Do đó sự ra vào, thay đổi cổ phần của các cổ đông là tương đối dễ dàng, người sáng lập công ty khó kiểm soát điều này.
• Còn ưu việt lớn nhất của công ty TNHH là sự tham gia của các thành viên vào công ty là rất chặt chẽ, số lượng người tham gia hạn chế từ 01 đến 50 người, danh sách thành viên xuất hiện trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mọi sự thay đổi chỉ có thể thực hiện khi có sự đồng ý của các thành viên công ty. Công ty có quyền chuyển đổi loại hình doanh nghiệp khi có nhu cầu.

• Trụ sở công ty

(Tham khảo Điều 42, Luật Doanh nghiệp)

• Trụ sở công ty không được ở nhà tập thể, nhà chung cư.
• Để bảo đảm hoạt động kinh doanh khi thuê nhà, mượn nhà làm trụ sở công ty Quý khách hàng phải ký kết hợp đồng thuê nhà, mượn nhà và yêu cầu chủ nhà cung cấp cho 02 bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ tương đương.
• Trụ sở công ty phải liên hệ được, có người nhận thư báo, tránh trường hợp cơ quan thuế, cơ quan đăng ký doanh nghiệp gửi thư phát không có người nhận sẽ bị liệt vào công ty không kinh doanh tại trụ sở và bị khóa mã số thuế, khóa mã số doanh nghiệp, có thể bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp nên cố định trụ sở theo cơ quan quản lý thuế, vì khi thay đổi trụ sở dẫn tới thay đổi cơ quan quản lý thuế thường phải làm thủ tục quyết toán, chốt thuế.
• Đối với doanh nghiệp đi thuê văn phòng ảo: hiện nay nhiều thuế cơ sở làm rất gay gắt việc các công ty thuê văn phòng ảo mà phát sinh nhiều hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa nhiều, xuất nhiều hóa đơn nhưng đặt trụ sở chính bằng hình thức thuê văn phòng ảo. Theo đó, doanh nghiệp chỉ nên thuê văn phòng ảo khi chưa phát sinh nhiều hoạt động kinh doanh.

• Tên công ty

(Tham khảo Điều 37, Điều 38, Điều 39, Điều 40, Điều 41 Luật Doanh nghiệp)

• Trên thực tế tên công ty ngày càng hạn chế do số lượng doanh nghiệp ngày một nhiều. Tuy nhiên, để có thể đặt được tên công ty theo mong muốn rất đơn giản bằng cách thêm các tiền tố hoặc hậu tố vào tên công ty là có thể đăng ký được.
• Khi đặt tên công ty cần tránh các tên riêng có thành tố riêng nổi tiếng ví dụ như: Samsung, Nokia, Honda,… hoặc các nhãn hiệu đã đăng ký độc quyền vì có thể doanh nghiệp có nguy cơ bị yêu cầu đổi tên do trùng với nhãn hiệu đã được bảo hộ độc quyền tại Việt Nam trước thời điểm doanh nghiệp đăng ký tên công ty bị trùng lặp.
• Ngoài ra, đặt tên công ty cũng nên tính đến việc tên riêng công ty có khả năng đăng ký nhãn hiệu, tên miền để nhận diện thương hiệu doanh nghiệp trong tương lai mang tính đồng bộ, chuyên nghiệp.

• Ngành nghề kinh doanh

(Tham khảo Nghị định 168/2025/NĐ-CP)

• Hiện nay, doanh nghiệp được kinh doanh các ngành nghề pháp luật không cấm. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh các ngành nghề mà mình đã đăng ký và kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp nên lựa chọn phạm vi rộng khi đăng ký các ngành nghề kinh doanh cho công ty trong hồ sơ đăng thành lập công ty để tránh phải thay đổi bổ sung ngành nghề kinh doanh nhiều lần.
• Có thể nói điểm ưu việt của Luật Doanh nghiệp hiện hành là doanh nghiệp chưa cần xuất trình các điều kiện đối với các ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề. Do đó, tùy thuộc vào nhu cầu hoạt động doanh nghiệp có thể lựa chọn mở rộng các ngành nghề kinh doanh để tránh sau khi hoạt động phát sinh thêm thủ tục bổ sung ngành nghề do khi thành lập chưa bao quát các ngành nghề dự định kinh doanh.
• Việc áp mã ngành nghề kinh doanh của công ty thực hiện theo mã ngành cấp 4 theo quy định tại hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam (Áp dụng theo Quyết định số 36/2025/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành vào ngày 29/09/2025, có hiệu lực từ 15/11/2025, quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, thay thế Quyết định 27/2018/QĐ-TTg). 

• Người đại diện theo pháp luật của công ty

• Doanh nghiệp có thể lựa chọn các chức danh phổ biến như sau cho người đại diện theo pháp luật của công ty: Chủ tịch công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên), Chủ tịch Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), Tổng giám đốc, Giám đốc công ty,…
• Người đại diện theo pháp luật có thể là cổ đông, thành viên góp vốn của công ty hoặc có thể là người được công ty thuê.
• Ngày 17/06/2025, Quốc hội thông qua Luật Doanh nghiệp sửa đổi bổ sung 2025 chính thức có hiệu lực 01/07/2025 đã bổ sung quy định về trách nhiệm cá nhân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại Điều 13, Điều 16 Luật Doanh nghiệp: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân theo quy định của pháp luật đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm liên quan đến kê khai thông tin doanh nghiệp, kê khai vốn điều lệ, góp vốn điều lệ, Do đó, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trách nhiệm mới vô cùng quan trọng này.